Verandermanagement

kiezen

Ben jij verslaafd aan planningen, lijstjes en timemanagement methodes om zoveel mogelijk te doen in zo min mogelijk tijd? Ben je super druk, maar heb je het gevoel dat je aan de echt belangrijke dingen niet toe komt? Is prioriteren een uitdaging? Ben jij wel eens moe van regelgekte? Dan kan dit artikel jou helpen.

Urgentieverslaving

Ik was zelf verslaafd aan urgentie! Ik wilde zoveel mogelijk taken oppakken die snel resultaat op korte termijn (“quick wins”)  opleverden. Daarnaast gebruikt de huidige maatschappij in mijn ogen te pas en te onpas het woord “moeten” waardoor alles dringend lijkt. Urgentie claimen lijkt wel een excuus van mensen om snel hun zin te krijgen. Moet je mensen die bellen of mailen wel te allen tijde direct helpen? Belangrijke taken kwamen bij mij op de lange termijn omdat ze niet direct resultaat opleverde.

Ik moet eerlijk bekennen: ik ben nu eenmaal resultaatgericht. Ondanks dat dit een veelgevraagde competentie is kan het ook tegen je werken. Ik heb dit weten te doseren en ik vertel je in dit artikel graag hoe dit is gelukt en ik nu meer aan écht belangrijke taken toekom.

De agenda bepaalt niet de prioriteiten, maar de prioriteiten bepalen de agenda – Stephen Covey

Waarom prioriteren?

Gebrek aan prioriteit is vaak een bron van frustratie en stress. Alles lijkt belangrijk en alles lijkt nu te moeten.

Prioriteren is keuzes maken! Keuzes zijn nodig omdat niet alles kan: er is sprake van schaarste (een gebrek). Op het moment dat alles zou passen / kunnen zouden keuzes onnodig zijn, nietwaar? Schaarste dwingt dus om afwegingen te maken tussen alternatieven. Meestal is de schaarste budget (euro’s) of tijd. Je kunt nou eenmaal niet alles doen voor een bepaald budget of binnen een bepaalde tijd. Waarop baseer jij je keuzes? Wat maakt dat je een knoop doorhakt en A wel doet en B niet? Hoe kom je van een ongesorteerde lijst met taken, projecten of activiteiten tot een gesorteerde lijst waarin een rangorde is aangebracht zodat je weet wat eerst moet? Wanneer trek jij de streep dat iets niet past?

De volgende afbeelding geeft grafisch weer wat schaarste is en dat schaarste dwingt tot prioriteren.

schaarste-prioriteren

Prioriteren is dikwijls een uitdaging omdat je alles wilt krijgen (maximale waarde). Alles lijkt even belangrijk of de waarde van afzonderlijke items is lastig te bepalen. Daarbij zeggen wijze woorden dat “kiezen verliezen is”: je verliest de keuze voor een alternatief. Mensen verliezen nu eenmaal niet graag

Het proces van keuzes maken (prioriteren) kan veel tijd en energie in beslag nemen en er kunnen conflicten in de prioritering ontstaan. Wellicht heeft je bedrijf een speciale plan- of prioriteringsdag (o.a. bij Agile-werken) waarin je met je team de activiteiten voor de komende periode (bijv. een kwartaal vooruit) prioriteert? De prioriteiten op de juiste plek leggen moet er toe leiden dat dit wordt omgezet in effectieve acties en het voorkomen van verspillingen.

Waar komt stress bij prioriteren vandaan?

Druk en stress ontstaan onder andere door niet of verkeerd prioriteren. Alles lijkt de hoogste prioriteit te hebben en alles lijkt te moeten. Dit ontstaat door een aantal oorzaken:

  1. Geen of verkeerd gebruik van de begrippen urgentie en belang(rijk).
    1. Urgentie: Hoe dringend is iets? Hoe snel moet actie ondernomen worden? Moet jij dit nu uitvoeren? Is het echt een kritische activiteit?
    2. Belangrijk: Draagt iets bij aan het doel?
  2. Onheldere doelstellingen: onduidelijk waar jezelf, je team, je gezin, je bedrijf etc. naartoe wilt. Een bedrijf, gezin, vereniging, vriendengroep en jezelf staan ergens voor: missies en visies. Uit deze missie en visie ontstaan doelstellingen (targets). Als je een target bereikt maak je effect en bereik je resultaat. Prioriteiten (mits goed gesteld) zijn afgeleid van de missie, visie, doelstellingen en targets.
  3. Tegenstrijdige doelen / belangenconflict c.q. het vertegenwoordigen van verschillende waarden: een spanningsveld bij prioriteren tussen verschillende rollen of opdrachtgevers. Je draagt zelf verschillende petten wat tot een prioriteringsconflict leidt (bijv. werknemer, partner, verenigingslid, vriend(in) etc.)
    1. Zijn er daadwerkelijk verschillen of is dit een aanname / invulling?
    2. Is er een gezamenlijk hoger doel? Is het mogelijk om dit hogere gezamenlijke doel uit te vergroten en te komen tot een win-win?
  4. Een item kan onvoldoende ‘vastgepakt’ worden waardoor het niet te vergelijken is met andere items. Dit maakt prioritering complex: bijv. de waarde of tijdsbesteding is onduidelijk.
  5. Heldencultuur: mensen die brandjes blussen worden vaak beloond voor hun gedrag. Hiermee wordt urgentie overgewaardeerd en ontstaan gedragspatronen.
  6. Belemmerende gedragspatronen:
    1. Angst om teleur te stellen: je wilt relaties goed houden en denkt dat je alles en iedereen tegelijk moet bedienen.
    2. Perfectionisme: je wilt alles voor 100% doen.

Hieronder zal de grootste ‘hype’ verder uitgewerkt namelijk het ontbreken aan het verschil tussen urgent (dringend) en belangrijk m.b.v. de Eisenhower matrix.

De prioriteitenmatrix van Eisenhower

De matrix van Eisenhower bestaat uit vier kwadranten. Dit kwadrant ontstaat door twee tegenstellingen tegenover elkaar te zetten: belangrijk / onbelangrijk en urgent / niet urgent. Urgent kan hier gelezen worden als “dringend of tijd kritisch”, iets dat voor een bepaalde tijd klaar moet zijn. Alle taken en werkzaamheden kunnen ingedeeld worden in één kwadrant. De kern van de matrix is dat prioriteiten goed gesteld moeten worden, zodat er genoeg ruimte is voor belangrijke, niet urgente werkzaamheden. Je kunt hierbij denken aan je persoonlijke ontwikkeling, netwerken etc. Als je niet goed genoeg prioriteert wordt je opgeslokt door kwadrant 1 (= prio 1). Je rent van links naar rechts, blust alleen brandjes en wordt letterlijk “urgentieverslaafd”. De uitdaging is dus om goed te prioriteren waardoor er voldoende ruimte (streven rond 95%) is voor kwadrant 2 (= prio 2 / plannen).

Ik schreef al eerder een artikel over “ont-moeten” waarin ik pleit om moeten meer los te laten, druk te verminderen en alleen het woord “moeten” te gebruiken als er daadwerkelijk sprake is van urgentie.

eisenhower-prioriteren

Urgente zaken zijn zelden belangrijk en belangrijke zaken zelden urgent – Dwight D. Eisenhower (voormalig generaal en president van de VS)

Tijdschaarste: tijd ≠ geld

Ik ervaar vaak een gebrek aan tijd (schaarste aan tijd), waarbij ik moet kiezen wat ik in die tijd doe.  Kiezen is makkelijk als je weet wat je wilt. Het helpt voor mij om te kijken waar ik over een tijd naartoe wil: het doel waar ik over een tijdje wens te staan. Die vraag brengt mij meer in kwadrant 2. Op het moment dat ik voor mezelf beantwoord waar ik naartoe wil is keuzes maken makkelijker.

Graag wil ik je laten zien waarom tijd voor mij niet hetzelfde is als geld. tijd-geldGeld kun je op een later tijdstip terugverdienen, terwijl iedere seconde slechts een keer tikt. Geld dat je nu niet hebt kan er wel over een maand, jaar of over tien jaar zijn. Dit betekent dat tijd kostbaarder is dan geld omdat het meer waard is. Je hele huis zelf verbouwen spaart inderdaad geld maar kost je heel veel tijd. Tijd die je niet voor iets anders kunt gebruiken zoals tijd voor je partner of kinderen.

Tijd kopen

De gemiddelde Nederlander leeft minder dan 85 jaar en heeft dus ook minder dan 85 jaar om te besteden (bron: Volksgezondheidszorg). Kies weloverwogen waar je deze tijd aan besteedt. Waar nodig kun je tijd uitbesteden zodat je tijd bespaart: diensten inkopen bij een ander bijv. In de vorm van een aannemer, schilder, tuinman of klusjesman. Als tijd waardevoller is dan geld denk dan eens over het volgende na:

  1. Voor 5 euro kun je je weekboodschappen thuis laten bezorgen. Dit bespaart je 1 uur per week en 54 uur (meer dan een werkweek) per jaar. Concreet kun je voor 270 € per jaar extra waardevolle dingen doen (i.p.v. boodschappen meerdere keren in je handen pakken).
  2. Voor 5 euro kun je je auto laten wassen in de wasstraat, dit spaart je een uur aan tijd per keer.

Aan de slag

Hoe wordt je je bewust van de werkzaamheden en kwadranten en hoe kun je jezelf hier concreet in trainen?

  1. Download en print: Eisenhower invulpagina
  2. Vul een aantal dagen achter elkaar de invulpagina in, doe dit aan het begin van de dag en werk het schema gedurende de dag bij indien nodig. Je start met het verzamelen en het maken van een lijst met alle dingen die je moet doen, die je vervolgens in de vier kwadranten schrijft. Je kunt ervoor kiezen om dit op werk- of privé gebied in te vullen of een combinatie
  3. Vul bij notities dingen in die je opvallen.
  4. Train jezelf in de kwadranten en probeer 95% van de werkzaamheden in kwadrant twee te brengen:
    1. vandaag nog tijd aan te besteden en een bepaalde tijd voor te reserveren.
    2. inplannen in je agenda
    3. delegeren aan iemand anders of te schrappen
    4. nooit (meer) te doen)

Uitspraken i.r.t. prioriteren om in het achterhoofd te houden

  1. “De agenda bepaalt niet de prioriteiten, maar de prioriteiten bepalen de agenda” – Stephen Covey
  2. “Laat je leven leiden door een kompas, niet door een klok”: hoe hard je gaat is lang niet zo belangrijk als de richting – Stephen Covey
  3. “Urgente zaken zijn zelden belangrijk en belangrijke zaken zelden urgent” – Dwight D. Eisenhower
  4. “Tijd is waardevoller dan geld. Je kunt meer geld krijgen, maar niet meer tijd” – Jim Rohn. tijd komt slechts één keer! Tijd ≠ geld, tijd = leven!
  5. Wanneer je een onbelangrijke taak goed doet maakt dat het deze taak nog niet belangrijk. Een onbelangrijke taak blijft dus onbelangrijk.
  6. Een taak wordt niet belangrijk wanneer je er veel tijd aan besteed.
  7. Wat je doet is belangrijker dan hoe je het doet.
  8. Efficiëntie is belangrijk, maar waardeloos als je het toepast op verkeerde prioriteiten.
  9. Vanuit de evolutieleer bestaat er slechts één prioriteit: overleven, niet opgeslokt worden en ervoor zorgen dat je blijft bestaan. Overleven staat bij personen en bedrijven nog steeds op prio 1, al is dat niet altijd even zichtbaar. Bij personen uit zich dat in gezondheid (kunnen functioneren) en bij bedrijven in de continuïteit van de dienstverlening. Op het moment dat primaire processen uitvallen is dit een serieuze bedreiging voor het voortbestaan van bedrijven.

Uitgelichte afbeelding door www.freepik.com

Read more

druk

De hype die “druk zijn” heet

Hoe gaat het? Goed, druk!

Druk zijn lijkt tegenwoordig wel een modewoord- en verslaving. Als je niet druk bent dan hoor je er niet bij en lijk je onbelangrijk. Mensen die het rustig hebben halen vast niet alles uit het leven nietwaar? De hype die ons opslokt is om sensationeel veel om handen te hebben waardoor de tijd vanzelf schaars wordt. We scheppen maar al te graag op over hoe druk we zijn. Daarnaast overtreffen we graag de ander door nog drukker te zijn dan de ander.

Op het moment dat het qua tijd niet meer lijkt te passen trachten we door technieken als timemanagement nog meer te doen in dezelfde (of liefst minder) tijd. Als een dolle stapelen de meeste mensen dagelijks activiteit op activiteit. Wellicht kick je op het afvinken van lijstjes? Het gevoel van oppervlakige drukte houdt je bij de waarheid vandaan: het is een excuus om niet bezig te zijn met hetgeen je het diepste beweegt: echte doelstellingen en waarden. In dit artikel gaat het over de verspillende activiteiten die geen waarde toevoegen. Het gaat dus niet om druk zijn met waarde toevoegen maar druk zijn met alles eromheen: randzaken, alles behalve de essentie.

Druk zijn houdt ons van de waarheid af – Nick Boumans

Druk met oppervlakkige dingen

Op het moment dat ik doorvraag waar mensen druk mee zijn krijg ik antwoorden als: Facebook, Whatsapp(groepen), Netflixen en in de file staan of wachten op de trein. Op het werk is men vooral druk met vergaderen en e-mailen. Ik merk zelf dat steeds meer tijd nodig is om technische apparatuur goed te laten werken. Daarbij staat het sleutelen aan wifi en tv’s bij mezelf bovenaan (zucht)

Toen ik een tijd geleden bij mezelf naging welk gedeelte van de tijd ik bezig ben met echt waarde toevoegende activiteiten was het even schrikken. Ga maar eens voor jezelf na: hoeveel tijd ben je echt aandachtig met je gasten bezig op een verjaardagsfeest en hoeveel tijd besteedt je aan organisatorische romslomp? Welk gedeelte van een werkdag werk jij aan waarde toevoegende activiteiten waarvoor de klant bereid is om te betalen?

Druk zijn is een keuze

Tony Crabbe, bedrijfspsycholoog en schrijver van het boek “Nooit meer te druk” zegt dat “alleen sukkels druk zijn”. Daarnaast zegt Crabbe dat je een keuze hebt hoe je eisen tegemoet gaat: je kunt oppassen op kinderen of plezier hebben met kinderen.
Aandacht en bewustwording van de waarde die je toevoegt, daar draait het volgens Crabbe echt om.

Het toverwoord is impact maken

Impact maken betekent in deze context waarde toevoegen, een bijdrage leveren aan of invloed hebben op. Je kunt het zien als de invloed of het effect dat jij kunt hebben op jezelf, anderen en gebeurtenissen. Het is het gevoel, de indruk en resultaten die jij achter laat. Jouw onderscheidend vermogen. Als je impact maakt, maak je het verschil en voeg je waarde toe aan een organisatie, collega’s, klanten, gezinsleden, familie, vrienden en jezelf. Het is je onderscheidend vermogen.

Van druktemaker naar impactmaker

Tip 1: inzicht is overzicht

  • Houdt minimaal een week bij welke activiteiten je doet (bijv. In je agenda)
  • Categoriseer de activiteiten in dit overzicht in de volgende categorieën: waarde toevoegend (groen), moet maar voegt geen waarde toe (oranje) en verspillingen (rood). In een digitale agenda kun je dit eventueel met kleuren aangeven.
  • Schrijf voor jezelf op hoeveel procent van je tijd in een week opgaan aan waarde toevoegende dingen (groen) moetjes (oranje) en verspillingen (rood).

Tip 2: ga kritisch om met tijd en verzoeken

  • Kijk kritisch naar je tijd en ga na of iets echt (nu) moet.
  • Wat gebeurt er als je dit (even) laat voor wat het is?
  • Wat levert het op als je hier nee op zegt?
  • Is het moeten, mogen of willen bij verzoeken?
  • Ga na van wie je hieraan aandacht moet geven. Wie vindt belangrijk dat je dit doet?

Tip 3: ken jezelf (je waarden en doelstellingen)

  • Weet van jezelf hoe jij je wilt onderscheiden en welke waarde je wilt toevoegen (bijv. op tijd thuis zijn bij je gezin)
  • Bekijk de waarden vanuit verschillende contexten (klant, partner, prive, werk etc)
  • Maak afspraken met jezelf
  • Reflecteer regelmatig of je trouw bent aan je waarden en doelstellingen
  • Wanneer je druk ervaart wat is dan het resultaat?
  • Door goed voor jezelf te zorgen, zorg je ook goed voor anderen!

Tip 4: herkader tijdsbesef

  • Stop met jezelf (onnodig) druk op te leggen door vanuit een ander perspectief te kijken (lees ook mijn artikel over de magie van herkaderen)
  • Een week heeft 168 uur, een dag 24 uur. Moet het vandaag of mag het ook een andere dag deze week?
  • Moet je huis in een jaar verbouwd of heb je 30 jaar de tijd?
  • Kies voor kwaliteit ipv kwantiteit: zorg voor kwaliteitstijd met jezelf en anderen
  • Tijd is geen geld! Geld kun je terugverdienen op een later tijdstip. Tijd komt slechts een keer!

Tip 5: zwem tegen de stroom in

  • Waarde voeg je toe door verbinding (luisteren en gevoel), neem hier de tijd voor
  • Zorg voor een vol leven met toegevoegde waarde in plaats van een druk leven
  • Heb moed om af te rekenen met verspillingen
  • Stop met alsmaar bezig en beschikbaar te zijn met alles en iedereen.
  • Als iemand vraagt hoe het gaat zorg dan dat je kunt zeggen: “ontspannen, ik geniet van het leven”

Uitgelichte afbeelding: Freepik

Read more

Launch-learn

Anthony Robbins beschrijft in zijn boek “Je ongekende vermogens” dat kennis het grootste kapitaal is in deze tijd. Kennis alleen is echter niet genoeg om succesvol te zijn, daarvoor is actie nodig met de juiste timing. Hij beschrijft dan ook dat kennis potentiële macht is waarbij de kracht in de actie zit. Albert Einstein zei: “als je blijft doen wat je altijd gedaan hebt, blijf je krijgen wat je altijd gekregen hebt”. Tijd voor actie met het Launch & Learn concept om met kennis en ideeën ook daadwerkelijk tot actie te komen.

Bij het leveren van producten beseffen bedrijven dat snelheid belangrijk is. Een product dient snel op de markt te verschijnen voordat concurrenten ermee aan de slag gaan. Producten die op de markt komen zijn zelden tot nooit volmaakt. Als voorbeeld kan gerefereerd worden aan de markt van de mobiele telefonie. Een smartphone is nog maar net gelanceerd en er wordt al gewerkt aan een nieuwe variant die nog beter is. Consumenten die een smartphone kopen worden vaak bij in gebruikname gevraagd om de software te actualiseren (updaten) omdat er inmiddels een vernieuwde versie van het besturingssysteem beschikbaar is. Daarnaast worden producten verbeterd door feedback van de gebruikers. Een langdurig testproces vanuit de leverancier is duur, niet alle testgevallen zijn te simuleren en vanwege de doorlooptijd loopt men het gevaar dat concurrenten eerder zijn met de lancering van een product. Bedrijven lanceren vaak een minimaal werkend product (Minimal Viable Product – MVP). Vaak worden zelfs testen uitgevoerd door echte consumenten (“in home use test” of “iHUT”) voordat een product voor het grote publiek op de markt komt.

Minimal Viable product

Een MVP is het minimaal werkbare product (allerkleinste, meest minimale, snelst te creëren  product) dat de meest cruciale vraag beantwoord: “wat zijn de behoeften van de klant”? Lean Startups weten het als de beste: om snel en efficiënt te ondernemen moet een product zich in de praktijk bewijzen. Ook bij een Agile werkwijze wordt een MVP gemaakt om zo snel mogelijk waarde toe te voegen voor de klant en bij te kunnen stellen op basis van feedback. Zo begon Groupon met een simpele website die in een middag was gemaakt en waarbij besteld moest worden via email. Facebook startte als universiteitenwebsite voor Harvard studenten en in tien jaar tijd zijn er 7 generaties iPhone gelanceerd met ook nog tussen versies (“S”-varianten). Zijn deze producten nu volmaakt? Nee, de feedback en ontwikkelingen gaan door.

Launch and Learn. Everything is progress. Danielle LaPorte

Tips en stappen voor Launch & Learn

Launch & Learn (realiseer en leer) zijn twee krachtige termen die actie en korte feedbackloops met het daarbij behorende verbeterpotentieel illustreren. Met de volgende stappen kun jij ook minimaal werkbare producten maken en leren van feedback tijdens je dagelijkse werk. Ook als onduidelijk is wat een klantwens is kan door experimenteren met Launch & Learn cruciale informatie boven tafel komen. Met Launch & Learn is het mogelijk snel resultaat te laten zien en waarde toe te voegen, snel bij te sturen en af te rekenen met een overmaat aan planning, micro-management, analyses en controles.

Hieronder volgen de elementen van het Launch & Learn principe:

  1. Stop met denken dat het mogelijk is om in één keer het ideale en volmaakte idee te realiseren en ook nog de eerste zijn met dit idee. Reid Hoffman, oprichter van LinkedIn, zei ooit: “If you are not embarrassed by the first version of your product, you’ve launched too late.” Deel met de mensen om je heen dat je staat voor Launch & Learn en refereer hieraan op de goede momenten (bijv. bij besluitvorming).
  2. Maak een minimaal maar doeltreffend plan (het concept) dat waarde toevoegt. Streef naar maximaal één pagina (max. 1-A3). Dit is namelijk niet het laatste plan. Op basis van feedback volgen er nog velen
  3. Launch (realiseer) het plan! Just do it! You can! Houd het eenvoudig en maak het later beter!
  4. Learn: verzamel feedback en zie feedback als een cadeau ! Ga constructief met feedback om, zie het niet als kritiek maar als kans en bedank mensen voor de feedback. Het maakt het idee, presentatie of product immers nog beter.
  5. Maak op basis van feedback indien nodig een nieuw minimaal plan (stap 2) en Launch & Learn opnieuw (stap 3+4). Volg dit net zo lang totdat het doel bereikt is.

Launch-and-learn

Voorbeelden Launch & Learn tijdens het dagelijkse werk

  • Het geven van een presentatie van 2 uur: doe een minimale voorbereiding en maak een presentatie in de vorm van een MVP en voer de presentatie uit. Na het eerste uur vraag je het publiek om korte feedback, is dit wat jullie ervan verwacht hebben? Wat is er nodig om deze presentatie nog beter te maken (sneller, langzamer, meer detail, minder vakjargon, etc.)? Verwerk de feedback om het tweede uur van de presentatie nog beter te maken! Improviseer als dat de waarde van de presentatie (MPV) vergroot!
  • Maak een website demo in PowerPoint in plaats van een online demo. Dit bespaart programmeerwerk maar maakt het concept visueel en geeft je direct de mogelijkheid om feedback mee te nemen voordat je daadwerkelijk online aan de slag gaat.
  • Op zoek naar een plan- realisatiebord? Open een gratis www.trello.com account en maak een plan realisatiebord met de slimste eenvoud (drie kolommen: TODO, DOING, DONE). Op basis van feedback verbeter je het bord.
  • Launch & Learn een standup i.p.v. een zittende vergadering. Ga om een bord staan om effectiever te vergaderen en het vergaderdoel te halen. Evalueer vervolgens of de standup (staande vergadering) waarde heeft toegevoegd.
  • After dinner dip tijdens een vergadering of training? Launch & Learn eens een “Energizer”. Op internet zijn diverse voorbeelden te vinden. Bereid een Energizer voor en haal deze bagage uit je koffer op een magistraal moment (de dip). Vraag de groep na afloop wat ze ervan vonden en hoe een Energizer nog beter zou kunnen bijdragen?
  • Knip een planning op in korte iteraties (Agile) bijv. 2 weken. Lever iedere twee weken een product op en vraag om feedback verbeter niet alleen het product maar ook het proces.
  • Verdeel de werkdag in twee dagdelen. Evalueer tijdens de lunch middels zelfreflectie hoe je de dag ervaart (productief? zwaar? veel vergaderingen?). Verbeter tijdens het tweede dagdeel je eigen werkdag en ga met een beter gevoel naar huis dan tijdens de lunch

Ik lees graag in een reactie wat jouw Launch & Learn ervaringen en tips zijn!

Delen = Fantastisch!

Afbeelding door Freepik

Read more

Kanban

Veranderkunde en Agile

Bij steeds meer ICT-projecten wordt een Agile aanpak gehanteerd om snel toegevoegde waarde te leveren voor de klant. Tevens maken de korte agile cycli het mogelijk om vlot bij te kunnen sturen op veranderingen. Door middel van korte iteraties (= sprints van 2-4 weken) wordt een project onderverdeeld in “miniprojectjes” waarbij alle fasen (cyclisch) van een sorftware realisatie traject continu worden doorlopen (o.a. analyse, bouw, test, integratie en impelementatie). Op te pakken punten worden vanuit een lijst (backlog) geprioriteerd op basis van toegevoegde waarde. Met deze aanpak zijn wijzigingen (en daarmee toegevoegde waarde voor de klant) snel beschikbaar. Door kort op de bal te spelen zijn er korte feedbackloops waarbij een team een volgende iteratie (na 2-4 wkn.) al leerpunten kan toepassen. Samenvattend wordt er na een aantal sprints steeds meer waarde toegevoegd voor de klant en wordt het Agile-team steeds beter in wat ze doen!

Verandertrajecten worden veelal nog waterval aangepakt: er wordt een foto gemaakt van de huidige situatie (IST), dan wordt de gewenste situatie geschetst (SOLL) en op basis van de delta (gaps) wordt een aanpak gedefinieerd om van de huidige naar de gewenste situatie te komen. Hierbij is veelal een communicatieplan, governanceplan en financieel vereist. Kortom, voordat er daadwerkelijk veranderd wordt is er flink wat tijd verstreken. Daarnaast is de veranderaanpak nog niet getoetst op de organisatie waarop zij moet plaatsvinden: het kan vriezen of dooien, maar voordat dit duidelijk wordt is er al flink wat tijd (en geld) geinvesteerd. Wat houdt je tegen als “opdrachtnemer” elementen vanuit Agile toe te passen op het verandertraject? Met de volgende tips creëer je een veranderteam dat steeds beter wordt in het doorvoeren van de verandering!

Tips voor een veranderteam gebaseerd op Agile principes

  1. Organiseer een kickoff en maak de doelen van de opdrachtgever inzichtelijk (Agile: Plandag c.q. Program Increment dag).
    1. Breng alle stakeholders bij elkaar in een ruimte en laat de opdrachtgever zijn of haar droom (succescriteria en doelen) vertellen en hecht af dat hierover een eenduidig beeld ontstaat.
    2. Vraag de opdrachtgever om hulp wie hierbij aanwezig moet zijn.
    3. Visualiseer het doel van de opdrachtgever in een vierkant op een flipover. Wat valt binnen dit vierkant (scope) en wat niet? Welke afdelingen zijn hiervoor nodig. Deze afdelingen komen binnen het vierkant te staan. Lopen er relaties buiten het vierkant (afhankelijkheden) dan zijn deze stakeholders eveneens nodig.
    4. Plan do check act: controleer of iedereen hetzelfde beeld heeft en leg de stip op de horizon vast.
  2. Creëer een klein veranderteam (Agile: Scrumteam / Kanbanteam).
    1. Creëer een team waarin iedere afdeling of groep vertegenwoordigd is door één stakeholder. Idealiter is dit team niet groter dan 6-8 personen. Bij meer stakeholders creëerje meerdere teams die zo logisch mogelijk worden ingedeeld. De teamleden mogen best een achterban hebben maar zij hebben in dit traject mandaat om namens hun afdeling knopen door te hakken.
  3. Start met vertrouwen!
    1. De leden van het verander- (=Agile) team hebben vertrouwen nodig om later constructief en open over mogelijke conflicten te praten. Vertrouwen draagt bij aan de resultaten. Voorkom in de valkuil te stappen en direct over inhoud / resultaten te praten.
    2. Vraag hoe hoog het vertrouwen is (aan de groep) door de hand op te steken: 1 vinger is weinig vertrouwen, 5 vingers veel vertrouwen (Agile confidence vote). Complimenteer dat iemand durft aan te geven indien er weinig vertrouwen (<4 vingers) is en vraag hoe het team hierbij kan helpen. Geef hier voldoende aandacht aan. Vertrouwen achteraf proberen te herstellen is lastiger dan voorkomen.
    3. Transparantie helpt bij vertrouwen! Bedenk een “energizer” of spel waarin je elkaar meer vertelt wat belangrijk voor je is, wat je kunt brengen, waar je hulp bij nodig hebt en spreek af wat, wanneer en hoe je samen escaleert (additioneel: zie het model van Lencioni voor meer info over vertrouwen i.r.t. resultaat).
    4. Werk aan een feedback- en aanspreekcultuur. Zonder deze cultuur zijn er geen feedbackloops en is het onmogelijk om als team steeds beter te worden. Het is niet erg als mensen dit lastig vinden! We helpen elkaar en worden samen steeds beter! Dit geldt overgiens ook voor de relatie tussen Agile-team en opdrachtgever / stuurgroep. Plan een gezamenlijke sessie en doe hanteer hierbij dezelfde elementen.
  4. Deel de aanpak (Agile waarde: transparantie) en maak korte iteraties (sprint indeling).
    1. Er wordt geen tijd besteed aan een detailplanning. In plaats daarvan komen er subdoelen en krijgt de opdrachtgever (of stuurgroep) iedere iteratie (sprint) iets opgeleverd wat waarde toevoegd aan de verandering (idealiter een geimplementeerde verandering).
    2. Spreek af wat een handige ‘cadans’ is (2-4 weken) en wanneer de stuurgroep de eerste “demo” krijgt. Dit is uiteraard geen demo van software maar een kijk op de werkvloer wat er veranderd is.
    3. Plan met het Agile team een dag- en weekstart en op het einde van de sprint de demo met de opdrachtgever. Door drukke agenda’s wil je hier geen knelpunten in.
    4. Deel met team en opdrachtgever dat er op basis van ‘launch, learn & share’ wordt gewerkt. We gaan het samen doen en ervaren, leren daarvan en delen onze verbeteringen en bevindingen. Daardoor worden we steeds beter!
  5. Maak op basis van slimme eenvoud een plan-realisatie board (Agile: KANBAN-/ Scrumboard). Start met 3 kolommen: ToDo, Doing, Done. Als het team fysiek samen zit kan dit op een whitebord of flipover. Dititaal kan ook. De gratis (eenvoudige) online tool Trello (www.trello.com) kan je helpen.
  6. Prioriteer wat jullie deze iteratie gaan doen!
    1. Maak kaartjes (post-its) en zet deze in de kolom ToDo en zet hier 1 (eind)verantwoordelijke / actiehouder bij. Deze persoon zet de kaartjes in de kolom doing als ermee gestart wort. Deze persoon organiseert en bewaakt dat de actie wordt uitgevoerd en koppelt de status terug. Later spreek je een WIP-limit (Wait in Progress limiet) af. Dit is een maximaal aantal kaartjes per kolom dat het team aan kan om te voorkomen dat er dermate veel items op het bord komen dat er hoofdzakelijk tijd aan het doornemen van de kaartjes op gaat (resultaten voor processen!).
    2. Volg bij voorkeur tijdens een fysieke dagelijkse standup voor het bord (of via conference call) de voortgang (plan-realisatie).
    3. Stuur bij middels plan – do – check -act bij de dagstart. Kort en bondig (half uur) en bespreken mogelijke knelpunten (wat blokkeert ons om verder te kunnen?).
    4. De weekstart (1x per week) is om steeds beter te worden. Evalueer kort en bondig wat goed gaat (vasthouden) en wat beter kan (verbeteren) en zet hier direct actie op zodat het team ook daadwerkelijk steeds beter wordt.
    5. Zorg dat iemand het proces bij deze “meetings” bewaakt. Bij Agile is dit de scrummaster die zorgt voor een effectief verloop.
    6. Dag en weekstart (daily standup en retrospective) onderstrepen de Agile kernwaarde “Alignment”. Samen zorgen dat de beelden zoveel mogelijk gelijk zijn.
  7. Demo aan opdrachtgever / stuurgroep.
    1. De eerste iteratie zit erop. Toon de opdrachtgever en/of stuurgroep als Agile team wat jullie resultaten zijn. Maak een rondje over de afdeling waar jullie zijn gestart en laat zien wat er verbeterd is (hoe klein deze veranderingen wellicht ook zijn, als ze maar waarde toevoegen). Denk hierbij niet te groot.
    2. Evalueer vervolgens samen (Agile retrospective) wat jullie gaan doen om het de volgende iteratie nog beter te doen. Koppel hierbij de sprintresultaten tevens aan het hogere doel waarbij je laat zien hoe deze sprint bijdraag aan de doelen (droom) van de opdrachtgever.
  8. Vier succes! Dat hoeft niet gelijk met een bedrijfsfeestje. Een compliment is ook een cadeau. Het gaat om waardering en vertrouwen! Waardering voor wat geleverd is en vertrouwen in de volgende iteratie.
  9. Een nieuwe iteratie!
    1. Op basis van de evaluatie weet het team of er aan de goede weg getimmerd wordt of dat er bijgesteld moet worden.
    2. Prioriteren is wellicht al makkelijker dan de eerste keer omdat men nu een aantal weken ervaringen rijker is.
    3. Ga terug naar punt 6 en volg dit cyclisch tot punt 9 totdat de opdrachtgever zijn droom heeft bereikt (alle sprints zijn afgerond).
  10. Eind-demo
    1. Nadat alle sprint zijn afgerond is het tijd voor de einddemo. Het eindresultaat mag geen verrassing zijn want de er is kans geweest om samen bij te sturen op verwachtingen en resultaten.
    2. Vergeet niet een evaluatie te doen over het hele traject en te vragen hoe iedereen de aanpak heeft ervaren en wat de leerpunten zijn.
    3. Doe een zelfreflectie en bekijk hoe deze aanpak je eigen inzichten heeft verrijkt.
    4. Vraag de opdrachtgever of hij het Agile Team zou aanbevelen aan anderen (NPS: Net Promotor Score) en laat daarbij aangeven waarom wel of waarom niet. Deze informatie is waardevol om later meerdere trajecten met elkaar te kunnen vergelijken!

Ter afsluiting volgend hieronder de principes van het Agile Manifesto toegepast op een verandertraject:

  1. Personen en interactie gaan voor processen en tools (mens centraal)!
  2. Daadwerkelijke verandering gaan voor uitgebreide plannen en documentatie! (Dit is immers de droom )
  3. Samenwerking met de klant gaat voor contractonderhandelingen!
  4. Reactie op een verandering gaat voor het volgen van een plan!
Read more