Prioriteren: minder stress, meer belangrijke dingen

kiezen

Ben jij verslaafd aan planningen, lijstjes en timemanagement methodes om zoveel mogelijk te doen in zo min mogelijk tijd? Ben je super druk, maar heb je het gevoel dat je aan de echt belangrijke dingen niet toe komt? Is prioriteren een uitdaging? Ben jij wel eens moe van regelgekte? Dan kan dit artikel jou helpen.

Urgentieverslaving

Ik was zelf verslaafd aan urgentie! Ik wilde zoveel mogelijk taken oppakken die snel resultaat op korte termijn (“quick wins”)  opleverden. Daarnaast gebruikt de huidige maatschappij in mijn ogen te pas en te onpas het woord “moeten” waardoor alles dringend lijkt. Urgentie claimen lijkt wel een excuus van mensen om snel hun zin te krijgen. Moet je mensen die bellen of mailen wel te allen tijde direct helpen? Belangrijke taken kwamen bij mij op de lange termijn omdat ze niet direct resultaat opleverde.

Ik moet eerlijk bekennen: ik ben nu eenmaal resultaatgericht. Ondanks dat dit een veelgevraagde competentie is kan het ook tegen je werken. Ik heb dit weten te doseren en ik vertel je in dit artikel graag hoe dit is gelukt en ik nu meer aan écht belangrijke taken toekom.

De agenda bepaalt niet de prioriteiten, maar de prioriteiten bepalen de agenda – Stephen Covey

Waarom prioriteren?

Gebrek aan prioriteit is vaak een bron van frustratie en stress. Alles lijkt belangrijk en alles lijkt nu te moeten.

Prioriteren is keuzes maken! Keuzes zijn nodig omdat niet alles kan: er is sprake van schaarste (een gebrek). Op het moment dat alles zou passen / kunnen zouden keuzes onnodig zijn, nietwaar? Schaarste dwingt dus om afwegingen te maken tussen alternatieven. Meestal is de schaarste budget (euro’s) of tijd. Je kunt nou eenmaal niet alles doen voor een bepaald budget of binnen een bepaalde tijd. Waarop baseer jij je keuzes? Wat maakt dat je een knoop doorhakt en A wel doet en B niet? Hoe kom je van een ongesorteerde lijst met taken, projecten of activiteiten tot een gesorteerde lijst waarin een rangorde is aangebracht zodat je weet wat eerst moet? Wanneer trek jij de streep dat iets niet past?

De volgende afbeelding geeft grafisch weer wat schaarste is en dat schaarste dwingt tot prioriteren.

schaarste-prioriteren

Prioriteren is dikwijls een uitdaging omdat je alles wilt krijgen (maximale waarde). Alles lijkt even belangrijk of de waarde van afzonderlijke items is lastig te bepalen. Daarbij zeggen wijze woorden dat “kiezen verliezen is”: je verliest de keuze voor een alternatief. Mensen verliezen nu eenmaal niet graag

Het proces van keuzes maken (prioriteren) kan veel tijd en energie in beslag nemen en er kunnen conflicten in de prioritering ontstaan. Wellicht heeft je bedrijf een speciale plan- of prioriteringsdag (o.a. bij Agile-werken) waarin je met je team de activiteiten voor de komende periode (bijv. een kwartaal vooruit) prioriteert? De prioriteiten op de juiste plek leggen moet er toe leiden dat dit wordt omgezet in effectieve acties en het voorkomen van verspillingen.

Waar komt stress bij prioriteren vandaan?

Druk en stress ontstaan onder andere door niet of verkeerd prioriteren. Alles lijkt de hoogste prioriteit te hebben en alles lijkt te moeten. Dit ontstaat door een aantal oorzaken:

  1. Geen of verkeerd gebruik van de begrippen urgentie en belang(rijk).
    1. Urgentie: Hoe dringend is iets? Hoe snel moet actie ondernomen worden? Moet jij dit nu uitvoeren? Is het echt een kritische activiteit?
    2. Belangrijk: Draagt iets bij aan het doel?
  2. Onheldere doelstellingen: onduidelijk waar jezelf, je team, je gezin, je bedrijf etc. naartoe wilt. Een bedrijf, gezin, vereniging, vriendengroep en jezelf staan ergens voor: missies en visies. Uit deze missie en visie ontstaan doelstellingen (targets). Als je een target bereikt maak je effect en bereik je resultaat. Prioriteiten (mits goed gesteld) zijn afgeleid van de missie, visie, doelstellingen en targets.
  3. Tegenstrijdige doelen / belangenconflict c.q. het vertegenwoordigen van verschillende waarden: een spanningsveld bij prioriteren tussen verschillende rollen of opdrachtgevers. Je draagt zelf verschillende petten wat tot een prioriteringsconflict leidt (bijv. werknemer, partner, verenigingslid, vriend(in) etc.)
    1. Zijn er daadwerkelijk verschillen of is dit een aanname / invulling?
    2. Is er een gezamenlijk hoger doel? Is het mogelijk om dit hogere gezamenlijke doel uit te vergroten en te komen tot een win-win?
  4. Een item kan onvoldoende ‘vastgepakt’ worden waardoor het niet te vergelijken is met andere items. Dit maakt prioritering complex: bijv. de waarde of tijdsbesteding is onduidelijk.
  5. Heldencultuur: mensen die brandjes blussen worden vaak beloond voor hun gedrag. Hiermee wordt urgentie overgewaardeerd en ontstaan gedragspatronen.
  6. Belemmerende gedragspatronen:
    1. Angst om teleur te stellen: je wilt relaties goed houden en denkt dat je alles en iedereen tegelijk moet bedienen.
    2. Perfectionisme: je wilt alles voor 100% doen.

Hieronder zal de grootste ‘hype’ verder uitgewerkt namelijk het ontbreken aan het verschil tussen urgent (dringend) en belangrijk m.b.v. de Eisenhower matrix.

De prioriteitenmatrix van Eisenhower

De matrix van Eisenhower bestaat uit vier kwadranten. Dit kwadrant ontstaat door twee tegenstellingen tegenover elkaar te zetten: belangrijk / onbelangrijk en urgent / niet urgent. Urgent kan hier gelezen worden als “dringend of tijd kritisch”, iets dat voor een bepaalde tijd klaar moet zijn. Alle taken en werkzaamheden kunnen ingedeeld worden in één kwadrant. De kern van de matrix is dat prioriteiten goed gesteld moeten worden, zodat er genoeg ruimte is voor belangrijke, niet urgente werkzaamheden. Je kunt hierbij denken aan je persoonlijke ontwikkeling, netwerken etc. Als je niet goed genoeg prioriteert wordt je opgeslokt door kwadrant 1 (= prio 1). Je rent van links naar rechts, blust alleen brandjes en wordt letterlijk “urgentieverslaafd”. De uitdaging is dus om goed te prioriteren waardoor er voldoende ruimte (streven rond 95%) is voor kwadrant 2 (= prio 2 / plannen).

Ik schreef al eerder een artikel over “ont-moeten” waarin ik pleit om moeten meer los te laten, druk te verminderen en alleen het woord “moeten” te gebruiken als er daadwerkelijk sprake is van urgentie.

eisenhower-prioriteren

Urgente zaken zijn zelden belangrijk en belangrijke zaken zelden urgent – Dwight D. Eisenhower (voormalig generaal en president van de VS)

Tijdschaarste: tijd ≠ geld

Ik ervaar vaak een gebrek aan tijd (schaarste aan tijd), waarbij ik moet kiezen wat ik in die tijd doe.  Kiezen is makkelijk als je weet wat je wilt. Het helpt voor mij om te kijken waar ik over een tijd naartoe wil: het doel waar ik over een tijdje wens te staan. Die vraag brengt mij meer in kwadrant 2. Op het moment dat ik voor mezelf beantwoord waar ik naartoe wil is keuzes maken makkelijker.

Graag wil ik je laten zien waarom tijd voor mij niet hetzelfde is als geld. tijd-geldGeld kun je op een later tijdstip terugverdienen, terwijl iedere seconde slechts een keer tikt. Geld dat je nu niet hebt kan er wel over een maand, jaar of over tien jaar zijn. Dit betekent dat tijd kostbaarder is dan geld omdat het meer waard is. Je hele huis zelf verbouwen spaart inderdaad geld maar kost je heel veel tijd. Tijd die je niet voor iets anders kunt gebruiken zoals tijd voor je partner of kinderen.

Tijd kopen

De gemiddelde Nederlander leeft minder dan 85 jaar en heeft dus ook minder dan 85 jaar om te besteden (bron: Volksgezondheidszorg). Kies weloverwogen waar je deze tijd aan besteedt. Waar nodig kun je tijd uitbesteden zodat je tijd bespaart: diensten inkopen bij een ander bijv. In de vorm van een aannemer, schilder, tuinman of klusjesman. Als tijd waardevoller is dan geld denk dan eens over het volgende na:

  1. Voor 5 euro kun je je weekboodschappen thuis laten bezorgen. Dit bespaart je 1 uur per week en 54 uur (meer dan een werkweek) per jaar. Concreet kun je voor 270 € per jaar extra waardevolle dingen doen (i.p.v. boodschappen meerdere keren in je handen pakken).
  2. Voor 5 euro kun je je auto laten wassen in de wasstraat, dit spaart je een uur aan tijd per keer.

Aan de slag

Hoe wordt je je bewust van de werkzaamheden en kwadranten en hoe kun je jezelf hier concreet in trainen?

  1. Download en print: Eisenhower invulpagina
  2. Vul een aantal dagen achter elkaar de invulpagina in, doe dit aan het begin van de dag en werk het schema gedurende de dag bij indien nodig. Je start met het verzamelen en het maken van een lijst met alle dingen die je moet doen, die je vervolgens in de vier kwadranten schrijft. Je kunt ervoor kiezen om dit op werk- of privé gebied in te vullen of een combinatie
  3. Vul bij notities dingen in die je opvallen.
  4. Train jezelf in de kwadranten en probeer 95% van de werkzaamheden in kwadrant twee te brengen:
    1. vandaag nog tijd aan te besteden en een bepaalde tijd voor te reserveren.
    2. inplannen in je agenda
    3. delegeren aan iemand anders of te schrappen
    4. nooit (meer) te doen)

Uitspraken i.r.t. prioriteren om in het achterhoofd te houden

  1. “De agenda bepaalt niet de prioriteiten, maar de prioriteiten bepalen de agenda” – Stephen Covey
  2. “Laat je leven leiden door een kompas, niet door een klok”: hoe hard je gaat is lang niet zo belangrijk als de richting – Stephen Covey
  3. “Urgente zaken zijn zelden belangrijk en belangrijke zaken zelden urgent” – Dwight D. Eisenhower
  4. “Tijd is waardevoller dan geld. Je kunt meer geld krijgen, maar niet meer tijd” – Jim Rohn. tijd komt slechts één keer! Tijd ≠ geld, tijd = leven!
  5. Wanneer je een onbelangrijke taak goed doet maakt dat het deze taak nog niet belangrijk. Een onbelangrijke taak blijft dus onbelangrijk.
  6. Een taak wordt niet belangrijk wanneer je er veel tijd aan besteed.
  7. Wat je doet is belangrijker dan hoe je het doet.
  8. Efficiëntie is belangrijk, maar waardeloos als je het toepast op verkeerde prioriteiten.
  9. Vanuit de evolutieleer bestaat er slechts één prioriteit: overleven, niet opgeslokt worden en ervoor zorgen dat je blijft bestaan. Overleven staat bij personen en bedrijven nog steeds op prio 1, al is dat niet altijd even zichtbaar. Bij personen uit zich dat in gezondheid (kunnen functioneren) en bij bedrijven in de continuïteit van de dienstverlening. Op het moment dat primaire processen uitvallen is dit een serieuze bedreiging voor het voortbestaan van bedrijven.

Uitgelichte afbeelding door www.freepik.com

Your email address will not be published. Required fields are marked *

*